(1) มีผู้บริหารเข้าร่วมประชุม

(2) มีตัวแทนของแต่ละฝ่าย/แผนก/ส่วน งานที่มีความเกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน ในแต่ละหมวดเข้าร่วมประชุม

(3) จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมจะต้อง มากกว่าร้อยละ 75 ของจำนวนผู้ที่เป็นคณะกรรมการห้องสมุดสีเขียวและสำนักงานสีเขียว พร้อมหลักฐาน การลงนามเข้าร่วมประชุม

(4) หากผู้ที่จะต้องเข้าประชุมไม่สามารถเข้าร่วมได้ จะต้องมีวิธีการรายงานผลการประชุมให้รับทราบ พร้อมรับข้อเสนอแนะ